Área privada para clientes de despachos de abogados

A día de hoy, es imprescindible que los despachos de abogados cuenten con un área privada de clientes. La creación de una extranet supone disponer de un canal privado de comunicación con el que poder atender a sus clientes y sus consultas.

Si bien es cierto que hasta ahora la forma habitual de comunicación entre abogado y cliente era el email, cada vez son más los despachos que deciden apostar por esta nueva forma de tratar con sus clientes.

Esta extranet o área privada permite crear un ‘espacio’ privado y personalizado para cada uno de sus clientes. En este área, podrá llevar a cabo toda la gestión documental que exista entre el despacho de abogados y el cliente en sí. Algunos ejemplos pueden ser nóminas, declaraciones, contratos o anuncios. Este se realiza siempre mediante un sistema de identificación cien por cien seguro. Cada miembro que tenga acceso a este área privada contará con su propio usuario y contraseña, por lo que otro de los beneficios podría ser la confidencialidad existente en el sistema.

Asimismo, el contar con un área privada de clientes te permite acceder a tus datos no solo desde tu ordenador, sino desde cualquier dispositivo. Por lo que es cada miembro el que elige dónde, cuándo y cómo acceder a su gestor documental.

En muchas ocasiones, el despacho de abogados tendrá que compartir el mismo documento con más de un cliente. Para estos casos, la extranet permite crear grupos en los que enviar y recibir cualquier tipo de archivo en el gestor dcumental. Otro gran beneficio con el que cuenta, es que cada vez que se suba un documento al área privada de cliente, llega un email a todos los miembros para informar de dicha actualización, por lo que se evita tener que mandar uno mismo el email. Esto se traduce en un ahorro de tiempo importante.

El administrador de este área de clientes, en este caso el despacho de abogados, podrá dar de alta a cualquier usuario, así como darlo de baja en cualquier momento. Por otro lado, como cada uno dispone de un perfil de usuario diferente, se pueden clasificar dependiendo de si se tratan de clientes o de otros abogados pertenecientes al mismo bufete.

A través de las diferentes carpetas de la extranet, podrá organizar y categorizar cualquier documento, así como transmitirlos y segmentarlos a sus destinatarios con total seguridad a través de la gestión documental. Esto sucederá también a la inversa. Es decir, sus clientes también podrán subir sus propios documentos a la carpeta que corresponda con el fin de agilizar los trámites y ahorrar tiempo y recursos. La gran ventaja es olvidarse de los gastos de mensajería y olvidarse de la impresión de documentos. Además, a través de la extranet se asegura siempre la recepción de los mismos, notificando al remitente cuándo se ha visto el documentado o la notificación enviada.

Contar con una extranet permitirá al despacho de abogados poder tener su propia área privada de clientes y, por tanto, a la gestión documental, para mejorar la forma de atención de sus necesidades, así como organizar cualquier documento de los servicios prestados. Un canal único, privado y dinámico con el que fidelizar a sus clientes.