Área privada para comunidades de vecinos y administradores de fincas

Si bien es cierto que hasta ahora los administradores de fincas se relacionaban con los vecinos de una comunidad a través de emails, contar con una extranet hoy en día resulta algo indispensable. Este nuevo modo de comunicación, a través de la propia gestión documental, otorga a los administradores de fincas la posibilidad de tener un canal privado con el que relacionarse directamente con los vecinos y con el resto de la plantilla. A través de este gestor documental, el trabajo se volverá más rápido, fácil y fiable.

Pero, ¿de qué se trata la extranet? Este espacio no es otra cosa que un área privada para comunidades de vecinos o propietarios por el que se puede realizar cualquier tipo de gestión documental entre los miembros de la misma. Estos pueden ser los vecinos o los proveedores. Esto quiere decir que los administradores de fincas ya no tendrán que seguir el protocolo habitual de actuación en el que se incluye la impresión y el envío de los documentos. Hasta ahora, este trámite suponía tiempo, dinero y falta de seguridad. A través de la extranet se pueden subir directamente al área privada de vecinos, de tal forma que estos últimos puedan acceder a ellos en ese mismo momento. La gestión documental puede tratarse de contratos, anuncios o cualquier documento que exista entre los administradores de fincas y el propio vecino.

Seguramente uno de los aspectos más beneficiosos de la extranet es la seguridad con la que cuenta. El área privada de comunidades de vecinos asegura que cada miembro tenga su propio acceso, único e irremplazable. Tanto los vecinos como la plantilla cuentan con un usuario y contraseña personal, por lo que sin estos datos de acceso es imposible tener acceso a la plataforma. En estos casos la confidencialidad es un requisito indispensable.

Asimismo, otra gran ventaja por la que merece la pena invertir en la extranet es la comodidad. Cualquier miembro del área privada de comunidades de vecinos puede acceder al gestor documental cuando quiera, donde quiera y como quiera. Esto se traduce en que a parte del ordenador, los miembros pueden acceder a ella por medio de cualquier dispositivo.

Como es bien sabido, los administradores de fincas pueden tener como cliente a una o varias comunidades de vecinos. La extranet cuenta con un servicio por el cual se pueden crear diferentes comunidades a través de las cuales se puede tanto enviar como recibir archivos. Es el propio gestor documental el que manda un email automático informando de la actualización de nuevos archivos en el sistema, por lo que el remitente ya no tendrá que enviar un email a uno o varios destinatarios indicando este hecho.

Asimismo, son los propios administradores de fincas los que administran el área privada, por lo que tienen la opción de dar de alta y de baja a cualquier usuario, en cualquier momento.

El área privada de comunidades de vecinos da la opción de crear y organizar, así como de categorizar los distintos documentos, además de poder transmitirlos y segmentarlos dentro del propio gestor documental.

Contar con una extranet de gestión de documentos permitirá a los administradores de fincas tener su propia área privada de comunidades de vecinos para mejorar la atención de los mismos. Se trata de un canal exclusivo de comunicación con el que fidelizar a los clientes.